Darum expocontrol – Status Quo Messeplanung

In Deutschland beteiligen sich rund 56.000 Unternehmen an durchschnittlich 5 Fachmessen pro Jahr und geben dabei rund € 30k pro Messe aus. Die Bedeutung von Messen für Unternehmen spiegelt sich aber nicht in der Effizienz der Planung wieder, es herrscht in vielen Fällen Excel-Listen Chaos.

Kritische Ressourcen wie Messe-Teilnehmer lassen sich auf Grund von Anzahl und Dynamik nur mit erheblichem zeitlichen Aufwand und fehlerbehaftet über Excel-Listen planen – bspw.:

• Ständiger Anpassungsbedarf (Mitarbeiter wird krank, zusätzliche Teilnehmer kommen),
• Mangelnde Übersichtlichkeit (Hin- und Herspringen zwischen unterschiedlichen Listen),
• Ständige Koordination durch den Planer (Nachfassen per Email oder Telefon),
• Fehlender oder unzureichender Abgleich “Hotelkontingent zu tatsächlichem Bedarf”,
• Dateninkonsistenz auf Grund des Zugriffs mehrerer Personen auf die Excel-Listen.

Ferner bieten Excel-Listen keine Integration logischer weiterer Planungsschritte:

• Teilnahmeanfrage wird häufig in separatem System per Email eingeholt
• Reisebuchung erfolgt auf Basis von Teilnehmerlisten, die an Reisebüros übergeben werden

Es ist unsere Überzeugung, dass der Anwendungsfall „Messeplanung“ ein spezifisch entwickelte Lösung benötigt. Als Ergebnis dieser Entwicklung werden alle Nachteile Excels aufgehoben und Sie als Nutzer kommen in den Genuss signifikanter Vorteile bei der Planung Ihrer Messeauftritte und anderer Veranstaltungen.